La crise sanitaire a eu un impact majeur sur l’organisation du travail de l’ensemble des entreprises françaises. Le modèle de travail « hybride », intégrant la flexibilité au travers du télétravail, est un modèle qui s’accélère depuis 2020.

Les locaux des entreprises ont été depuis vendus, délaissés, ou repensés, au profit d’un modèle mêlant le travail à distance et les jours de présence sur site ou dans les tiers-lieux.

Le télétravail s’est donc développé depuis quelques années, et s’est imposé, dans certaines entreprises contraintes par le protocole national entreprises Covid-19.

Pour la plupart, le télétravail a été adopté et devient LE modèle vertueux et durable, permettant de renforcer l’efficacité de l’entreprise et de ses équipes.

Les organisations en tirent plusieurs bénéfices :

• Moins de stress pour leurs salariés, qui passent moins de temps dans les transports pour venir au travail.
• Plus d’efficacité constatée chez les salariés et dans les projets d’entreprise.
• Un développement des compétences observé chez les salariés qui ont pu se concentrer sur des side projects.
• Moins de stress pour les dirigeants, grâce au gain d’économie et la baisse des coûts de leurs surfaces locatives.

Le télétravail a donc le VENT EN POUPE !

C’est ce que déclare la chaîne BFM TV en décembre 2021 affirmant que 38% des emplois en France sont éligibles au télétravail.

Depuis le début de l’année 2022, le Gouvernement a annoncé une généralisation imposée du télétravail à hauteur de 3 jours obligatoires par semaine en entreprise.

Comme si, le télétravail était attaché fondamentalement à la « pandémie ». C’est bien dommage, car ce mode de travail, sous conditions qu’il soit bien piloté, a de réels avantages sur l’organisation du travail d’une entreprise, et surtout sur l’efficacité de ses équipes, et donc sa productivité !

L’étude ABBYY.com révèle ce chiffre stupéfiant : 1/3 des télétravailleurs français envisage de changer d’emploi à cause des processus de leur entreprise.

Vous l’aurez compris, le télétravail est devenu un critère indispensable pour attirer les nouveaux talents.

Pour vous aider au mieux dans la mise en place de cette organisation hybride et à son pilotage au quotidien, nous vous apportons un éclairage sur les règles et obligations à ne pas manquer.

Quelles sont les règles et obligations en matière de télétravail ?

Pour commencer, il n’existe pas de règle universelle lorsque l’on fait référence au télétravail. Cependant, de nouveaux accords et principes émergent, dans le cadre de l’ANI notamment.

Un accord national interprofessionnel (ANI) est un accord négocié et signé par les différents partenaires sociaux au niveau national et qui s’applique à l’ensemble des secteurs d’activités sur le territoire national.

L'ANI porte notamment sur les conditions de travail et les garanties sociales des salariés. L'accord du 11 janvier 2013 a, par exemple, imposé à toutes les entreprises de proposer une couverture complémentaire santé collective à leurs salariés à compter du 1er janvier 2016.

1. Le télétravail : un accord d’entreprise

Le télétravail c’est une philosophie de vie d’entreprise !

Certaines l’ont déjà intégrée dans leur modèle d’organisation du travail depuis des années.

D’autres commencent à y venir.

Et d’autres encore, restent réfractaires.

Lorsque le télétravail est généralisé au sein d’une entreprise, ce dernier fait office d’un accord d’entreprise. L’accord peut aussi être défini au niveau des équipes, on parlera alors de l’accord d’équipe. Il s’agit des règles émises par l’ensemble des collaborateurs d’une même équipe. Elles permettent d’encadrer le télétravail.

Concrètement les questions que les entreprises se posent :

• Quel quota mettre en place entre distanciel et présentiel ?
• Quels sont les jours de la semaine télétravaillés : imposés par l’entreprise ou choisis par les salariés ?
• Y’a-t-il une indemnité compensatrice pour les jours de télétravail, couvrant les frais de fonctionnement à domicile ?
• Est-il autorisé de travailler à distance depuis une autre résidence que la sienne ?

....etc.

Depuis peu, la loi sur l’indemnité forfaitaire est entrée en vigueur pour permettre de couvrir les frais des salariés lorsqu’ils sont en télétravail. L’entreprise peut alors prétendre à une exonération fiscale du forfait indemnisé, sous conditions de plafonds à ne pas dépasser.

L’application BeeMyFlex permet aux entreprises de créer et gérer leurs accords à tout niveau (global, par équipe et par salarié). La politique en matière de flexibilité du télétravail est alors automatiquement appliquée.

Il est également possible de définir un montant forfaitaire pour que chaque mois, l’indemnité du télétravail soit versée à ses salariés.

2. Le télétravail et son pilotage à distance

Une bonne gestion du télétravail passe aussi par un bon accompagnement des entreprises, des managers et de leurs salariés.

Concrètement, un bon pilotage du télétravail en quoi cela consiste ?

• Avoir les bons outils pour communiquer à distance et ne pas perdre le lien entre les équipes
• Avoir les bons outils pour piloter la présence des collaborateurs sur site ou non, pour rendre plus efficace les interactions en équipe.
• Avoir les bons outils pour donner de la visibilité à l’ensemble des équipes, pour savoir si un membre se trouve sur site, en télétravail, en déplacement ou s’il est absent
• Avoir l’outil adéquat pour encadrer ses équipes.
• Fournir aux managers et aux responsables des indicateurs concrets pour détecter les RPS.

Ce dernier point est devenu un enjeu essentiel pour les entreprises, notamment depuis la crise sanitaire. Il est important d’identifier les signaux faibles chez les salariés quel que soit leur niveau de fragilité, pour éviter le stress et les burn out, qui conduisent irrémédiablement à l’absentéisme, la maladie, et l’abandon…

Le travail à distance amplifie ces risques, qui nécessitent une veille régulière dispensée par les responsables et les acteurs des Ressources Humaines.

3. Le Télétravail : quels impacts pour les entreprises ?

Enfin, le télétravail - et sa généralisation - est une véritable opportunité pour transformer les espaces de travail dans les entreprises. Ce modèle leur permet d’optimiser le taux d’occupation des sites.

De plus en plus, et pour rester compétitives, les entreprises décident de remplacer les placements attitrés, par un placement libre en fonction des disponibilités des espaces. Les crayons, les post-it, et les photos personnelles disparaissent pour laisser place aux espaces de rencontre plus conviviaux ; il s’agit du flexoffice.

Se pose alors une nouvelle problématique :

Comment mieux piloter son modèle de flexoffice et comment permettre aux salariés d’avoir la visibilité nécessaire et de s’assurer qu’ils trouveront bien une place disponible au bureau ? Et surtout, comment faire pour que l’expérience du flexoffice soit un succès ?

L’organisation du travail s’inscrit dans les ambitions prioritaires des entreprises depuis 2020 ; tant pour les managers, les responsables que les salariés.

C’est ainsi que nous avons développé notre application BeeMyFlex : pour permettre à tous les collaborateurs d’une entreprise, d’avoir la visibilité et les outils nécessaires pour une organisation de travail bien rodée et huilée. Nous pourrons vous détailler cela dans un second article tout prochainement !

Alors, avez-vous les bons outils pour piloter vos équipes à distance et votre modèle hybride ?

N’hésitez pas à tester notre solution et à contacter nos équipes pour une démo !

BeeMyFlex #whereveryouare