Flex office :
l'importance d'avoir une bonne gestion de ses espaces de travail.
Avec la pandémie que l’on connait tous, beaucoup d’entreprises ont été contraintes de revoir leur organisation de travail, ce qui a pu engendrer une restructuration de leurs modèles et par conséquent, une réorganisation de leurs locaux.
Entre accroissement du mode de travail hybride, et la recherche d’économies pour palier à la crise, les entreprises ont troqué leurs modèles de bureaux (plateaux / open-space) par le modèle flex office !
Mais plusieurs questions se posent :
• Le flex office est-il vraiment un atout pour l’entreprise et ses salariés ?
• Quels impacts sur l’économie ?
• Quels impacts sur les salariés ?
• Et comment le mettre en place de manière efficace ?
Le phénomène du flex office
Le flex office : késaco ?
C’est le mot à la mode et le connaissez-vous vraiment ?
Ce concept existe déjà depuis quelques années et il s’est largement démocratisé ces derniers mois, avec la crise sanitaire Covid-19 arrivée début 2020.
Le principe est assez simple en théorie : les bureaux ne sont plus attribués de fait à quelqu’un. L’objectif est de laisser la liberté aux salariés dans le choix de leurs espaces de travail. Ils choisissent ainsi le lieu le plus adapté pour leurs activités et ont la possibilité d’avoir un environnement de travail leur offrant plus de souplesse.
Quelles sont les motivations des entreprises à passer au flex office ?
Économies, relations humaines, confort de travail… Est-ce par effet de mode, pour être tendance afin d’attirer de nouveaux talents que les entreprises se décident à sauter le pas ?
D'après un sondage* réalisé pour l'entreprise Deskeo auprès de 3 978 professionnels répartis sur l'ensemble du territoire français, si les entreprises semblent davantage attirées par l’offre depuis la crise sanitaire, c'est avant tout pour réaliser des économies financières. Cette raison a été évoquée en premier lieu par 77% des professionnels interrogés.
L'expérience humaine fait également partie de la motivation de l'entreprise. En effet, 60% des entreprises tendent à offrir aux salariés une meilleure expérience humaine et une meilleure gestion de leurs vies professionnelle et personnelle.
Enfin, en troisième position, concerne à 43% des interrogés : l’envie d’utiliser l’espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d’espaces de convivialité et de rencontre.
Un phénomène qui fonctionne… ou pas
Les avantages, on en parle ?
Le flex office est un mode d’organisation qui, une fois bien installé, comporte certains avantages pour l’entreprise et les salariés :
• Les entreprises voient leurs coûts se réduire car le modèle flex optimise le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Cela fait baisser les charges et le loyer immobilier.
• Pour une entreprise plus soucieuse de l’environnement. Avec des bureaux plus petits - car moins d’espace utilisé - la consommation énergétique est revue à la baisse également.
• Moins de contraintes, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs, favorise les échanges entre équipes. C’est idéal pour gagner en agilité et travailler en mode projet !
Les conseils pour un passage au flex office réussi.
Attention, le passage au flex office ne peut pas se réaliser du jour au lendemain.
Il y a certaines règles à suivre pour un passage à un modèle efficace et durable. Toujours d’après le sondage Deskeo*, 62% des entreprises - qui ont participé - expliquent que le facteur humain est l'aspect le plus important pour le management. Pour plus de 80% des entreprises, il faut compter un temps d'adaptation inférieur à 3 mois.
Pour que la transition ne se fasse pas dans l’anarchie, voici quelques conseils à suivre :
• La première chose indispensable pour mettre en place le flex office, est de bien connaître les habitudes de vos employés. Il est donc primordial de prendre en compte leurs habitudes afin d'adapter les bureaux et ne pas laisser cette transition se faire brutalement.
• Il est également essentiel de promouvoir l'espace collaboratif. Nous parlons spécifiquement d'espaces accessibles où les employés peuvent travailler facilement. On y trouve par exemple des espaces de détente aménagés ou encore des salles de réunion. L'objectif est de diversifier ces espaces de coworking internes. Il sera ainsi plus facile pour les travailleurs d’apprécier ces nouveaux espaces.
• Démarrer avec une phase de test est essentiel pour savoir si votre transition se déroule dans les bonnes conditions. Cela vous permettra de relever les bénéfices et les améliorations de ce réaménagement. N'oubliez pas qu'il faut du temps pour obtenir un résultat garanti.
• Il est important d'impliquer la direction de l’entreprise. Le flex office est une nouvelle façon d'envisager le management. Les managers doivent tirer parti des avantages de ce modèle et définir des règles de présence adaptées pour gagner l’adoption de leurs équipes et leurs collaborateurs.
Comme vous avez pu le constater dans notre article, le passage au flex office, bien qu’il comporte des avantages, ne doit pas être laissé au hasard, il se prépare minutieusement. Pour que cela fonctionne, il est nécessaire d’avoir un outil adapté et c’est pour cette raison que l’application BeeMyFlex a été créée !
Notre solution spécialisée dans la gestion du télétravail et du flex office, permet de :
• Conceptualiser facilement et rapidement, vos espaces de travail et bureaux,
• S’assurer que vos collaborateurs accèdent à un espace de travail, en fonction du nombre de places restantes,
• Donner la visibilité nécessaire à vos collaborateurs pour qu’ils s’organisent et qu’ils réservent une place dans un espace, en fonction des présences,
• Analyser le taux d’occupation de chaque espace afin d’anticiper les besoins de chaque équipe.
L’application BeeMyFlex vous garantie la mise en place d’un modèle de travail hybride et durable réussi.
Alors, n’attendez plus pour devenir flexible !
Pour plus d’information, contactez-nous sur contact@beemyflex.com
*Sources : https://www.deskeo.com/blog/sondage-flex-office/