Définition : Desk Booking (Réservation de bureau)
La réservation de bureaux, également appelée « desk booking », est une solution de gestion de l'espace de travail qui permet aux employés de réserver un espace de travail spécifique à une heure ou à une date précise.
Cette méthode gagne en popularité dans les entreprises adoptant des modèles de travail flexibles tels que le télétravail et le travail hybride.
Les outils de gestion du flex office, comme BeeMyFlex, facilitent ce processus en offrant une visibilité sur la disponibilité des espaces de travail et en permettant aux employés de réserver des postes de travail à l'avance.
Fonctionnement de la Réservation de Bureaux
Le processus de réservation de bureaux implique généralement les étapes suivantes:
- Un employé recherche un espace de travail adapté à ses besoins via une plateforme dédiée, telle que BeeMyFlex.
- L'employé sélectionne le bureau ou l'espace de travail souhaité et confirme la réservation.
- Le système de gestion des bureaux met automatiquement à jour la disponibilité des espaces de travail, informant ainsi les autres employés de l'occupation d'un poste de travail donné.
Ce système permet non seulement d'optimiser l'utilisation de l'espace de bureau, mais aussi de favoriser la collaboration et le partage des connaissances entre les employés, en les encourageant à travailler dans des environnements différents et à interagir avec différents collègues.
D'après une étude de 2020 publiée par Steelcase, 75% des entreprises ayant adopté des solutions de desk booking ont constaté une augmentation de la collaboration entre les employés.
Avantages de la Réservation de Bureaux
Les avantages de la réservation de bureaux sont nombreux, tant pour les employés que pour les entreprises:
Optimisation de l'utilisation de l'espace de bureau: Les solutions de desk booking permettent aux entreprises d'utiliser leur espace de bureau plus efficacement, en réduisant les coûts immobiliers et en maximisant la productivité des employés.
Amélioration de la collaboration et de la communication: Le desk booking encourage les employés à travailler dans des environnements différents, favorisant ainsi les échanges et la collaboration entre les équipes.
Réduction des déplacements et de l'empreinte carbone: En permettant aux employés de réserver des espaces de travail à proximité de leur domicile ou de leur lieu de résidence, les entreprises peuvent contribuer à la réduction des émissions de CO2 et à l'amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Intégration d'une Solution de Gestion du Flex Office
L'intégration d'une solution de gestion du flex office, comme BeeMyFlex, peut grandement faciliter la mise en œuvre d'un système de réservation de bureaux.
Ces solutions offrent des fonctionnalités telles que la visualisation de l'occupation des bureaux en temps réel, la gestion des plannings de réservation, et la possibilité de réserver des équipements et des services complémentaires.
Selon une étude de 2021 menée par Verdantix, 40% des entreprises ayant adopté des solutions de gestion du flex office ont constaté une augmentation de la satisfaction des employés.