Les fonctionnalités à attendre du meilleur logiciel de flex office en 2025
Le monde du travail évolue rapidement, et les espaces de travail flexibles deviennent la norme.
Pour tirer le meilleur parti de cette nouvelle façon de travailler, il est essentiel de disposer d'une solution simple et intutive d'utilisation, facile à implémenter.
Dans cet article, nous allons explorer les fonctionnalités incontournables que le meilleur logiciel de flex office en 2025 devrait offrir.
De la réservation au suivi de l'occupation et à l'analyse des données, en passant par la collaboration, découvrez comment ces fonctionnalités peuvent améliorer votre expérience de travail flexible.
Fonctionnalités de réservation et de visualisation des espaces
Certains collaborateurs regrettent encore leur place attitrée tels qu'ils l'ont toujours connus et ont peur de passer à un monde flexible.
Il faut donc donner du sens à la journée passée au bureau et y favoriser la collaboration formelle et informelle, ce que ne permet pas le télétravail.
Pour aide le collaborateur dans cette transition, un outil de gestion du flex office peut-être votre meilleur allié.
Mais pour cela il doit proposer les fonctionnalités suivantes :
Permettre aux utilisateurs de réserver rapidement et facilement les espaces dont ils ont besoin, via leurs outils de tous les jours tels que leur smartphone ou Microsoft Teams
Avoir une visualisation immédiate de la capacité de l'espace, d'un plan pour se répérer ainsi que des indicateurs tels que l'accessiblité aux Personnes à Mobilité Réduite.
Avoir une vue synthétique des personnes présentent ce jour-là dans l'espace de travail en permettant de les chercher par équipe, par projet ou par favoris.
Suivi de l'occupation et analyse des données pour une gestion efficace de l'espace
Un logiciel de flex office performant en 2025 doit permettre le suivi précis de l'occupation des espaces de travail.
Grâce à des tableaux de bord, il doit permettre de collecter et de suivre les données sur l'utilisation réelle des espaces. Cela permet aux gestionnaires d'obtenir une vision précise de la capacité d'utilisation et d'allouer les ressources de manière optimale.
En utilisant des fonctionnalités d'analyse de données intégrées, les gestionnaires peuvent identifier les tendances de réservation et d'utilisation, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées pour maximiser l'efficacité de l'espace.
Les bureaux sont le deuxième poste de dépense des entreprises, les optimiser c'est faire immédiatement des économies importantes.
Réservation de toutes les ressources associées à la vie de bureau
Dans un environnement de travail flexible, il est crucial que les collaborateurs puissent compter sur la certitude d'avoir tous les éléments nécessaires à leur disposition lorsqu'ils se rendent au bureau, et qu'ils aient la possibilité de les réserver à l'avance.
Place de parking, salle de réunion, véhicule partagé, plateau repas, séance de massage, outils spécifiques ?
La seule limite devrait être ce que vous pouvez mettre en place pour le bien-être de votre collaborateur, pas ce que l'outil vous permet de réserver.
Le meilleur logiciel de flex office en 2025 doit donc permettre de réserver à l'avance tout ce qui peut l'être dans votre entreprise.
BeeMyFlex répond à ces besoins
Utilisée par plus de 10 000 personnes chaque jour, BeeMyFlex est la solution répondant à l'ensemble de ces problématiques.
Plan interactif des bureaux :
Le plan interactif des bureaux permet, en un coup d'œil, de visualiser l’ensemble des postes disponibles sur un site donné. Grâce à une navigation intuitive, l'utilisateur peut zoomer sur les différents espaces, localiser précisément ses collègues et obtenir le détail de chaque zone de travail.
Chaque poste affiche en temps réel son statut (libre ou réservé) ainsi que l’identité de la personne qui l’occupe, facilitant ainsi les choix de placement. En quelques clics, il est possible de réserver un bureau à proximité de ses collaborateurs, de privilégier un environnement adapté à son activité (zone calme, espace collaboratif, etc.) et d’optimiser ainsi sa journée de travail.
Cette fonctionnalité favorise une expérience fluide et collaborative du flex office, en alliant visibilité, simplicité et efficacité.
Calendrier :
En quelques clics, le collaborateur peut saisir sa journée, une période ou même copier une semaine précédente.
De plus BeeMyFlex est disponible sur mobile (iOS et Android) ainsi qu'en intégralité sur Microsoft Teams afin de toujours être à disposition des collaborateurs.
Enfin son intégration aux principaux outil SIRH, Calendrier (Office 365 ou Google) ainsi que Outlook permet d'importer les congés afin d'éviter toute double saisie.
Prévisions :
Sur un seul écran retrouvez où se trouve chaque personne de votre équipe ou projet sur l'ensemble du mois afin d'identifier instantanément les jours où votre présence sur site est la plus utile.
Tableaux de bords :
Naviguez dans les données de manière intuitive et sur différents axes afin de comprendre les usages de votre société et de pouvoir optimiser vos espaces. Certains de nos clients ont pu réduire de 40% leurs espaces de travail et économiser d'autant sur leurs loyers !
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